Написать нам
Блог / Статьи

Каковы правила составления делового письма на английском

  • 14 Mar
    Каковы правила составления делового письма на английском

    Каковы правила составления делового письма на английском

    В предпринимательской деятельности необходима переписка с зарубежными деловыми партнерами, и для нее часто используется английский язык. Чтобы достичь ее цели, текст писем должен быть понятен адресату и не вызывать у него отрицательной реакции. Поэтому необходимо соблюдать определенные формальные требования. Нужны четкие формулировки и лаконичность, обеспечивающая однозначное понимание. На английском языке можно быстро написать деловое письмо по правилам, если знать основные требования к его тексту и структуре.

    Деловое письмо на английском


    Официальную переписку ведут сухим формализованным языком, употребляют стандартные обороты и фразы. В предложениях не используются идиомы и жаргонная лексика. Текст должен быть не длинным, логически последовательным, вежливым и четко представлять суть вопроса. Если необходимы дополнительные разъяснения и обоснования, их оформляют в виде вложений и в конце основного текста указывают ссылку на них. По содержанию деловое письмо на английском может быть различным. Наиболее распространены поздравления, запросы, предложения, приглашения, претензии, поручения и соответствующие ответы.

    При написании ответа на полученное официальное письмо следует следовать его структуре и стилю оформления. Желательно использовать подобные фразы и обороты речи.

    Письмо должно быть написано грамотно. Не допускаются грамматические ошибки, сокращения и отступления от общепринятых правил оформления текста. Следует учитывать, что употребление знаков препинания в письме на английском отличается от аналогичных оборотов в русском языке. В его строении используют смысловые блоки, которые располагаются на определенных местах листа. Основной текст разделяют на абзацы, которые начинают без отступа. Между собой они разделены пропуском строки.

    Обычно используют машинописный способ. При этом следует пользоваться стандартными шрифтами, и печатать текст черными буквами на белой бумаге. Цветные акценты и лишние знаки препинания, привлекающие внимание, использовать не допускается.

    Структура делового письма – правила


    Правила написания деловых писем определяют для них четкую структуру. Всего имеется восемь смысловых блоков, которые располагаются на листе сверху вниз в определенном порядке.

    Адрес отправителя указывают вверху справа. Порядок его написания следующий: фирма, дом, улица, населенный пункт, код, страна. Ниже, с левой стороны листа располагают адрес получателя, в котором вначале указывают его имя. Выше или ниже ставят дату. Так как в США и Англии принят различный порядок указания числа и месяца, лучше писать полностью его название.

    Обращение пишут с начала строки и заканчивают его запятой. Основной текст начинают с большой буквы со следующей строки. Он состоит из нескольких абзацев. В первом обязательно излагают тему письма, в которой указывают цель написания. В следующих одном-двух абзацах следуют факты и разъяснения без рассуждений и подробностей. В последнем абзаце следует точно обозначить действия, выполнение которых отправитель ожидает от адресата.

    Заканчивают вежливой концовкой, которую от основного текста отделяют интервалом из двух пустых строк. Если в обращении было указано имя адресата, то в окончании должна быть фраза: с искренним уважением. Если имя адресата не указывалось, пишут: с совершенным почтением. Ниже, отступив 4 строки для подписи, указывают имя отправителя и его должность.

    Если письмо составлено правильно, наиболее вероятно, что получатель не оставит его без ответа и выполнит ожидаемые действия.

    Поделиться:
  • ко всем записям
Заявка на сертификат
Узнай о ближайшей смене i-Camp
Узнать